El papel cada vez más importante de la integración tecnológica en la gestión del tiempo

Atrás quedaron los días en que las cartas eran un medio de comunicación eficaz utilizado por los profesionales de negocios de todo el mundo. Hoy en día, la gente usa el correo electrónico, las videoconferencias y la mensajería para comunicarse.

Las empresas confían en la nube y los sistemas informáticos para garantizar la finalización sin problemas de los proyectos. Además, las listas de tareas manuales de tareas pendientes se han visto eclipsadas por los calendarios en línea.

Estos son ejemplos de cómo la tecnología ha simplificado nuestras vidas.

El papel más importante de la tecnología es ahorrar tiempo y esfuerzo. Las herramientas impulsadas por la tecnología que nos ayudan a ahorrar una cantidad significativa de tiempo también mejoran la eficiencia y la productividad generales. De ahí que se pueda decir que la tecnología y la gestión del tiempo van de la mano.

Todos somos muy conscientes de la importancia del tiempo tanto en nuestra vida profesional como personal. ¡Se dice con razón «El tiempo y la marea no esperan a nadie»!

Si sigue un horario, puede utilizar de manera óptima el tiempo disponible. De lo contrario, podría terminar perdiendo propuestas futuras o incluso lo que ya tiene.

Si utiliza el conjunto de herramientas adecuado, podrá administrar mejor su tiempo. Estas herramientas pueden encargarse de procesos que consumen mucho tiempo y el tiempo que ahorra puede dedicarse a otras tareas importantes.

Sin embargo, la tecnología no siempre es una bendición; hay momentos en los que es una pesadilla. En esta publicación, destacaré tanto lo bueno como lo malo del papel de la tecnología en la gestión del tiempo.

Donde la tecnología va mal

La mayoría de los profesionales gastan unas cinco horas en tareas que no están relacionadas con su trabajo.

Sorprendente… ¿no es así?

Bueno, la mayoría de nosotros nos encontramos perdidos en los grilletes de las distracciones tecnológicas en lugar de ser específicos, concentrados y limitados en el tiempo.

La razón detrás de esto es que el tiempo ganado usando la tecnología generalmente se pierde debido a actividades como navegar, chatear, redes sociales y juegos.

Son actividades habituales en esta era digital, pero el problema surge cuando se expanden para ocupar el tiempo productivo. Esto da como resultado una mala gestión del tiempo y una reducción de la productividad. El mayor problema con la tecnología es que puede distraerte y hacer que pierdas horas preciosas (o incluso un día entero).

Los posibles síntomas del uso excesivo de la tecnología incluyen:

Cuando revisa las actualizaciones por correo electrónico varias veces al día o incluso juega Candy Crush, está perdiendo el tiempo en actividades que no son importantes. Esto no solo no ayuda con la administración del tiempo, sino que también deja sin abordar todos los desafíos asociados con la administración del tiempo.

Desafíos que surgen durante la gestión del tiempo

Antes de ver cómo la tecnología puede ayudar, echemos un vistazo más de cerca a los principales desafíos que surgen durante la gestión del tiempo.

• Demasiadas tareas – Sin lugar a dudas, las cosas se ponen difíciles cuando tienes una gran cantidad de tareas a la mano. Para evitar toda la molestia, averigüe cuánto tiempo se requiere para terminar cada tarea antes de agregarla a su programa. Esto le ayuda a administrar sus tareas, lo que conduce a una mejora notable en sus habilidades de administración del tiempo.

• Pasando por alto las prioridades – Mucha gente pasa por alto el trabajo que debe hacerse primero. Recuerde que algunas tareas son importantes y otras no, así que priorícelas en función de su importancia, colocando las tareas urgentes en la parte superior de su lista. Si te tomas las cosas a la ligera, terminarás perdiendo un tiempo precioso.

• Interrupciones frecuentes – Uno de los mayores desafíos para la administración del tiempo son las interrupciones frecuentes, como llamadas telefónicas irrelevantes, visitas no programadas y distracciones menores por parte de amigos o compañeros de trabajo. Tenga en cuenta que si se encuentra con demasiadas señales de alto, le llevará más tiempo lograr su objetivo. Evite estos obstáculos para mejorar la eficiencia en su trabajo.

• Falta de dirección adecuada – Si desea aprovechar al máximo el tiempo disponible, cree una línea de tiempo. Si tiene una tarea en su lista que se puede delegar, asígnela. Si hay una tarea que se puede realizar más tarde, déjela en espera. Si hay una tarea que no es ni urgente ni importante, no te preocupes por dejarla en un segundo plano.

• No puedo decir que no – Decir no a algunas tareas puede ser un gran problema, especialmente cuando son importantes. Al mismo tiempo, decirle que sí a todo el mundo puede provocarle problemas de gestión del tiempo. Entonces, antes de aceptar una tarea, piénselo y analice cuánto tiempo se dedica.

Claramente, la administración del tiempo es una tarea desafiante, especialmente cuando se hace manualmente. Aquí es donde la tecnología puede ayudar. El primer paso es buscar la mejor forma de administrar el tiempo: la planificación.

¿Cómo ayuda la planificación con la gestión del tiempo?

La planificación juega un papel fundamental en la gestión eficaz del tiempo. Debe planificar su día de tal manera que le permita hacer el mejor uso posible de los recursos disponibles y lograr los resultados esperados.

Recuerde que no tiene sentido trabajar solo por hacer el trabajo.

Lo mejor de la planificación es que te muestra el camino y te motiva a realizar tus tareas.

La planificación debe incluir el establecimiento de un objetivo y también debe establecer un cronograma para las diferentes tareas.

La planificación puede ayudarlo a priorizar las tareas, es decir, decidir qué se debe hacer con urgencia y qué se puede hacer más adelante, y cumplir con las tareas urgentes y críticas mucho antes de la fecha límite. Es una buena idea preparar un plan de tareas en el que pueda asignar tareas en función del tiempo. No olvide poner su trabajo de alta prioridad en la parte superior, seguido de los que puede hacer más tarde.

Debería considerar el uso de un organizador que le ayude a realizar un seguimiento de las tareas. Afortunadamente, existe una variedad de herramientas en el mercado para este propósito. Y para facilitarle la selección, aquí hay una lista de mis aplicaciones favoritas para la gestión del tiempo. Echemos un vistazo a ellos.

Aplicaciones que puede utilizar para ahorrar tiempo

Gracias a los avances tecnológicos, existen varias herramientas de productividad que las empresas pueden utilizar para ahorrar tiempo. Es importante recordar que administrar el tiempo con tecnología tiene múltiples beneficios, como se ve en la siguiente imagen.

Fuente de imagen

A continuación, se muestran algunas aplicaciones que puede utilizar para ahorrar tiempo:

1. Proyecto ProProfs

Una de las mejores (las mejores, diría yo) herramientas de software de gestión de proyectos de todos los tiempos, ProProfs Project le permite ver todos sus proyectos e hitos de tareas en un calendario. Además, te permite reorganizarlos según tu horario. Incluso puede compartir los detalles de un evento en su calendario, por ejemplo, el día del personal.

Esta aplicación ahorra tiempo y mantiene a raya el estrés. También ayuda a priorizar las tareas. Cuando abras esta aplicación, verás lo que es importante en ese momento para que puedas empezar a trabajar en ello. Antes de comenzar su día, puede usar esta herramienta para verificar los eventos que están programados para el día. Con todo, ofrece una mejor gestión del calendario.

2. Oportuna

El mantenimiento de las hojas de tiempo puede llevar mucho tiempo. Gracias a Timely, puedes grabar automáticamente todo en lo que estás trabajando. Lo mejor de esta aplicación es que puedes guardar cada detalle de tu jornada laboral en tiempo real. Si usted es un profesional de negocios cuyo solo minuto puede hacer o deshacer un trato, entonces esta aplicación es una opción lucrativa.

3. Trello

Otra aplicación popular que debes tener en cuenta es Trello. Esta aplicación le permite crear tarjetas para tareas que deben completarse con urgencia, como un tablero de anuncios digital donde puede organizar proyectos de una manera divertida y similar a un juego. La aplicación de gestión de proyectos le permite explorar y clasificar tareas en categorías como «Cosas por hacer», «Tareas en curso» y «Deben completarse».

4. Zirtual

Si eres un profesional ocupado con una agenda agitada, es posible que estés buscando una aplicación que te facilite las cosas. La triste verdad es que un asistente real no es una opción viable para todos, y ahí es donde entra en juego Zirtual. Esta aplicación es un asistente virtual que puede responder correos electrónicos, administrar sus planes, diseñar programas y optimizar su calendario.

Simplifique su vida con las herramientas disponibles para usted

Haga su vida más fácil con la tecnología de administración del tiempo y manténgase al día con sus planes y progreso. Ya sea que trabaje desde casa o sea propietario de un negocio, estas herramientas le asegurarán una mejor comprensión de las tareas en cuestión y lograr el equilibrio perfecto entre el trabajo y la vida.

Puede que le resulte una tarea adicional planificar y programar todo, pero una vez que comience a practicar, se convertirá en un hábito gratificante. Las herramientas vienen con recordatorios, programadores y más funciones útiles que lo ayudan a realizar un seguimiento de todas las tareas que ha planificado. Almacenar todo en tu cerebro puede ser abrumador, así que ¿por qué no dejar que estas aplicaciones te hagan el truco mientras te las arreglas para mantenerte en la cima de tu juego?