Plazo, ¿cómo respetarlo con seguridad?

La fecha límite es sin duda el mayor motivo de preocupación de todos los diseñadores de proyectos. Siempre demasiado corto, suele ser una fuente de estrés y ansiedad y esto solo aumenta cuando lo ves acercarse. Sin embargo, una fecha límite se puede administrar perfectamente siempre que lo haga de la manera correcta, ¡así es como!

Organícese con el software de gestión de proyectos

Respetar un plazo para muchos se encuentra en un criterio esencial: la organización. Así, para coordinar las distintas tareas a realizar, los tiempos y el trabajo entre los colaboradores, optar por un software de gestión de proyectos se vuelve entonces fundamental.

Monday.com, por ejemplo, ofrece una plataforma extremadamente completa en este sentido. Este software en particular permitirá diseñar un horario «Gantt» de una manera muy sencilla para ver claramente en su organización. También será posible crear una estructura de árbol de macro / microvisión o incluso la implementación de la gestión de subproyectos. En el lado de la organización, se pueden configurar listas de verificación con asignaciones de acciones a diferentes empleados.

Esta organización precisa permitirá así ahorrar un tiempo precioso, pero también tener una visión global o más detallada del progreso del proyecto para cumplir con el plazo lo más cerca posible.

Ahorre tiempo en su fecha límite con los reflejos adecuados

Una mala organización o una mala forma de funcionamiento a menudo conduce a una gran pérdida de tiempo. lo que inevitablemente obstaculizará el respeto del plazo establecido. No priorizar o asignar las tareas correctamente puede tener un impacto real en términos de tiempo, pero también de costo. Enumerar las diversas tareas a realizar y luego ingresarlas y asignarlas en su software de gestión de proyectos será muy importante.

Además, los intercambios entre empleados también tendrán un gran impacto en el tiempo.. Para empezar, es preferible rodearse de personas de confianza con las que la comprensión y los intercambios sean fluidos.

Pero también debe facilitarse la comunicación entre los diferentes actores del proyecto. De hecho, la organización de reuniones repetidas requiere que todos estén en el lugar, disponibles y listos, y el tiempo dedicado a las reuniones no se pone en acción al servicio del proyecto. El software de gestión de proyectos permitirá facilitar los intercambios con mensajería instantánea, pero también la posibilidad de organizar intercambios de videoconferencias para que todos puedan seguir, estén donde estén. El director del proyecto (más información sobre su función aquí) prescindirá de los desplazamientos entre los diferentes equipos y podrá dejar que se comuniquen directamente entre sí.

Anticipa lo inesperado

Por último, siempre parece posible cumplir con un plazo al inicio del proyecto. Pero a medida que este último avanza paso a paso, no es raro darse cuenta de que se han olvidado tareas adicionales o que los errores pueden retrasar el proceso. Dejarte margen de maniobra para este tipo de imprevistos te permitirá no acabar con el estrés al final de la carrera y no apresurarte por las últimas etapas o afrontarlas por la noche y los fines de semana.